MXOffice APP · dokumenti i elektronska razmena
Fakture, SEF i elektronski dokumenti
Od ponude i fakture do elektronske razmene i arhive: zajednički podaci i veze među dokumentima smanjuju ponovni unos i olakšavaju praćenje statusa.
← MXOffice APP — pregled svih modula
Osnovno poslovanje i fakturisanje
Šifarnici partnera i artikala povezuju se sa lokalnim dokumentima i procesima prodaje.
Osnovno poslovanje
Rad sa firmama i poslovnim godinama, partnerima, artiklima, lokalnim fakturama i predračunima, podešavanjima, izvozom, rezervnim kopijama i ažuriranjima.
Zajednički osnovni podaci za svakodnevni rad.
Kako izgleda proces
- Izaberite firmu i poslovnu godinu, pa proverite osnovna podešavanja.
- Vodite partnere, artikle, poslovne jedinice i dokumente na jednom mestu.
- Sačuvajte ili izvezite dokumente i koristite backup/ažuriranje prema ovlašćenjima.
Kontrole i napomene
- Pre unosa proverite poreske, numeričke i poslovne postavke firme.
- Dostupne akcije i podaci zavise od licence i prava korisnika.
Rezultat: Ovo je osnova na koju se nadovezuju ostali licencirani moduli.
SEF eFakture
Priprema i slanje izlaznih, preuzimanje ulaznih elektronskih faktura, pregled statusa, imenika i prateće dokumentacije u okviru podržane SEF integracije.
Tok za elektronske fakture koje se razmenjuju kroz podržanu SEF integraciju.
Kako izgleda proces
- Pripremite izlaznu fakturu u MXOffice-u i proverite partnera, stavke i iznose.
- Pošaljite dokument ili preuzmite pristigle ulazne fakture.
- Pratite povratni status i otvorite dostupni elektronski dokument za proveru.
Kontrole i napomene
- Pre slanja proverite poreske podatke i obavezna polja.
- Status razmene nije isto što i lokalno knjiženje ili plaćanje fakture.
Rezultat: Korisnik ima evidenciju lokalnog dokumenta i njegove razmene; konačno postupanje zavisi od statusa i poslovnog procesa.
eOtpremnice i ePrijemnice
Rad sa elektronskim robnim dokumentima, statusnim akcijama, fizičkim prijemom i vezama sa odgovarajućim fakturama.
Elektronski robni dokumenti za tokove otpreme i prijema, u okviru podržane integracije.
Kako izgleda proces
- Pripremite dokument iz odgovarajućeg robnog procesa.
- Proverite učesnike, robu, količine i referencu na povezani dokument.
- Pošaljite ili obradite dokument i pratite njegov status i odgovor.
Kontrole i napomene
- Elektronska razmena i fizički prijem/otprema su odvojeni događaji.
- Dostupne akcije zavise od tipa dokumenta i konfiguracije integracije.
Rezultat: Dobijate pregled elektronskog toka i vezu sa lokalnom evidencijom robe.
Lokalne otpremnice i prijemnice
Evidencija lokalnih robnih dokumenata i priprema fakture na osnovu otpremnice ili prijemnice, uz vezu sa robnim tokom.
Lokalni dokumenti koji prate kretanje robe i mogu biti povezani sa prodajnim ili nabavnim dokumentom.
Kako izgleda proces
- Izaberite partnera, poslovnu jedinicu, magacin i artikle.
- Unesite količine i proverite dokument pre potvrde.
- Po potrebi formirajte povezanu fakturu i pratite vezu između dokumenata.
Kontrole i napomene
- Proverite magacin, raspoloživu količinu i smer kretanja.
- Lokalna otpremnica/prijemnica nije sama po sebi elektronska SEF/eOtpremnica razmena.
Rezultat: Količine i veza sa izvorom/pratećim dokumentom ostaju pregledni u robnom toku.
Arhiva, prilozi i potpis
Dokumentacija ostaje dostupna uz poslovni predmet, umesto da se traži u nepovezanim folderima.
eDokumenta i digitalna arhiva
Centralna evidencija poslovnih PDF, XML/UBL i drugih priloga, njihovo povezivanje sa dokumentima i pretraga arhiviranih zapisa.
Centralizovano povezivanje elektronskih datoteka sa poslovnim predmetima.
Kako izgleda proces
- Dodajte ili uvezite podržanu datoteku.
- Povežite je sa partnerom, fakturom ili drugim dokumentom.
- Kasnije je pronađite kroz evidenciju i otvorite uz odgovarajući poslovni kontekst.
Kontrole i napomene
- Proverite naziv, tip i vezu priloga pre čuvanja.
- Arhiviranje priloga ne menja automatski sadržaj izvornog dokumenta.
Rezultat: Dokumentacija je organizovana uz poslovni zapis umesto da se traži odvojeno.
Digitalno potpisivanje PDF dokumenata
Potpisivanje PDF datoteka kvalifikovanim sertifikatom iz Windows skladišta ili PFX/PKCS#12 datoteke, uz proveru podržanog sertifikata.
Potpisivanje PDF dokumenata sertifikatom koji je dostupan korisniku.
Kako izgleda proces
- Otvorite PDF i izaberite sertifikat iz Windows skladišta ili podržane PFX/PKCS#12 datoteke.
- Proverite identitet sertifikata i potpišite dokument.
- Sačuvajte potpisani PDF kao izlazni dokument.
Kontrole i napomene
- Sertifikat mora biti važeći i dostupan na računaru; za PFX je potrebna lozinka.
- Potpisivanje ne potvrđuje poslovnu ispravnost sadržaja PDF-a.
Rezultat: Dobija se potpisana datoteka koju korisnik može dalje da prosledi ili arhivira.
Povezani radni tokovi
Moduli koriste zajedničke šifarnike i povezane dokumente gde je to predviđeno. Dostupnost funkcija zavisi od izabranog paketa, licence i podešavanja firme.